En 2019 asesoramos a una empresa en unas obras de rehabilitación. Cuando acudió a nosotros, su proyecto estaba extendiéndose más allá del plazo previsto y desconocía cómo sería la liquidación a dos meses de comenzar la obra. El fondo era nuevo en España y estaba empezando a organizar sus procedimientos en base a los primeros proyectos que había realizado. La gestión se llevaba a cabo por parte de personal externo a la empresa. Durante nuestro análisis inicial, pudimos constatar que este equipo no estaba alineado con los objetivos de la dirección. Se observaban incrementos de plazos, costes y calidades de los cuales ni el CEO de la organización ni los inversores eran conscientes.
El análisis de valor agregado de un activo implica estudiar los procesos comerciales, actividades y materiales de cada componente para identificar los pasos de creación de valor, es decir aquellos que cambian la naturaleza o la forma de un activo inmobiliario para conseguir un mayor precio como, por ejemplo, un proceso de rehabilitación. Sin embargo, una vez determinados cuáles son estos pasos, a menudo se constata que gran parte de ellos no aportan ningún beneficio. Nuestro objetivo debe ser eliminar la mayor cantidad posible de los que no sean necesarios. De esta manera, el proceso será más eficiente y rápido, lo que significa que obtendrá mayor rendimiento sin recursos adicionales. Para ello es indispensable que cada una de las partes implicadas comparta los mismos objetivos y necesidades y, para poder transmitir los valores y el saber hacer de la empresa a cada uno de los componentes de la organización, necesitamos contar con un sistema bien estructurado.
En la práctica, la mayoría de las empresas que se dedican a la compra y venta de activos inmobiliarios consideran que para optimizar medios y unificar esfuerzos es importante clarificar los procesos siguiendo ciertas pautas:
- Sistematización de los procedimientos internos de compra, transformación, operación y venta. Es decir, dejar por escrito la metodología de la empresa en cada uno de ellos. Este es el ADN de nuestro negocio.
- Establecimiento de los indicadores medibles claves de rendimiento (key performance indicators). Algunos ejemplos pueden ser:
- Mejora de coste adquisición y reforma
- Mejora de plazo de gestión
- Mejora de calidades (errores y omisiones reducidos)
- Mejora en contratación de suministro
- Mejora en gestión de licencias
- Mejora en previsión de riesgos
- Automatización de los procesos, lo cual nos permitirá tener un mayor control sobre los errores.
- Digitalización de los proyectos.
- Gestión de lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
- Análisis de la eficiencia energética.
- Análisis de tecnología aplicada a la operación y mantenimiento.
- Mejora en la eficiencia del suministro.
- Procesos de elección de colaboradores, constructores y consultores.
Hay quien piensa que la sistematización y automatización van en detrimento de la creatividad en los negocios. Mi opinión es la contraria: la creatividad surge cuando no tenemos que emplear tanto tiempo y energía pensando en cómo hacer las tareas que deberían ser automáticas. La creatividad es posible cuando tenemos libre la mente para pensar en las cosas importantes y no las urgentes. En definitiva, los sistemas no solo nos ayudan a ser más eficientes, sino también más creativos.